Portal zur kollaborativen Erstellung von Rechtsdokumenten
Das entwickelte Webportal ermöglicht es verschiedenen Ministerien, gemeinsam und effizient Rechtsdokumente zu erstellen und zu bearbeiten. Jedes Ministerium kann gezielt auf bestimmte Abschnitte zugreifen und diese eigenständig bearbeiten, während ein strukturierter, sicherer Prozess den Überblick für alle Beteiligten gewährleistet.
Staatskanzlei Bayern
Leistungen
Konzeption, Entwicklung, Wartung, Support
Branche
Behörde (Staatskanzlei)
Größe
400 Mitarbeiter
Unser Lösungsbeitrag
Wir haben eine umfassende, webbasierte Anwendung entwickelt, die den gesamten Prozess der Erstellung und Bearbeitung von Rechtsdokumenten digitalisiert und optimiert. Beginnend mit einer strukturierten Projektplanung und detaillierten Konzeption in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber, entstand eine maßgeschneiderte Plattform, die speziell auf die Anforderungen der Ministerien abgestimmt ist. Die Anwendung integriert einen individuellen Texteditor, der in Kombination mit WebSocket-Technologie eine reibungslose Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit ermöglicht. Dabei sorgt die vollständige Umsetzung des Corporate Designs der Bayerischen Staatskanzlei für ein einheitliches und benutzerfreundliches Erscheinungsbild. Ein weiteres Highlight ist die schnelle Veröffentlichung von Dokumenten: Nach der Endkontrolle können diese mit nur einem ‚Klick‘ auf der Website freigegeben werden. Die Anwendung wird auf den Servern des Auftraggebers gehostet, um höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards zu gewährleisten.
Hervorzuhebene Projektinhalte
Technologien & Partner
Wir setzten auf moderne Technologien wie Remix, TipTap und Tailwind für eine flexible und benutzerfreundliche Webanwendung. Sentry und Snyk sorgen für Überwachung und Sicherheit. Das Hosting übernimmt das IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern, das höchste Datenschutzstandards garantiert.
Fokus: Dokumentenbearbeitung
Unsere Plattform setzt auf eine nahtlose, benutzerfreundliche Zusammenarbeit, indem sie die gleichzeitige Bearbeitung von Rechtsdokumenten in Echtzeit ermöglicht. Durch den Einsatz moderner WebSocket-Technologie können mehrere Nutzer gleichzeitig an verschiedenen Dokumenten arbeiten, ohne dass Konflikte entstehen oder Änderungen verloren gehen. Klare Rollen- und Rechteverteilungen sorgen dafür, dass jedes Ministerium gezielt auf die relevanten Inhalte zugreifen und diese bearbeiten kann. Der individuell entwickelte Texteditor bietet nicht nur eine intuitive Benutzeroberfläche, sondern auch Funktionen, die speziell auf die Anforderungen der juristischen Dokumentenerstellung abgestimmt sind. So wird der gesamte Prozess von der ersten Entwurfsphase bis zur finalen Freigabe effizient gestaltet. Zudem behält jeder Beteiligte den Überblick über den Bearbeitungsstatus und die vorgenommenen Änderungen. Dies reduziert den Kommunikationsaufwand erheblich und minimiert Fehlerquellen. Gemeinsam erstellte Dokumente können nach der Endkontrolle direkt und unkompliziert mit einem ‚Klick‘ veröffentlicht werden.
Dokumentenbearbeitung im Portal
Der Projektablauf
1. Ausschreibung
Vor Projektstart wurde der Auftrag der Staatskanzlei nach erfolgreicher Teilnahme an der Ausschreibung gewonnen. Hierfür wurden die groben Anforderungen bereits festgelegt und eine Kostenkalkulation erstellt.
2. Konzeptentwicklung
Auf Basis der ermittelten Anforderungen erstellen wir ein detailliertes Konzept. Dazu gehören die Entwicklung von Wireframes und ersten Mockups, die den grundlegenden Aufbau und die Navigation der Plattform visualisieren. Diese Entwürfe werden in Abstimmung mit dem Auftraggeber verfeinert, um sicherzustellen, dass sie den Erwartungen entsprechen.
3. Designphase
In dieser Phase wurde das Corporate Design des Auftraggebers angewendet. Wir entwickelten eine benutzerfreundliche Oberfläche, die nicht nur funktional, sondern auch ästhetisch ansprechend ist. Dabei haben wir besonders darauf geachtet, dass das Design intuitiv ist und den Anforderungen der Nutzergruppen entspricht.
4. Teilweise agile Entwicklung
Die Entwicklung erfolgte anfangs nach agilen Methoden. In regelmäßigen Zwei-Wochen-Sprints wurden Kernfunktionen implementiert und getestet. Durch kontinuierliche Statusmeetings blieb der Auftraggeber stets informiert und konnte den Fortschritt aktiv mitgestalten. Diese agile Vorgehensweise ermöglichte, kritische Schritte zum Beginn des Projekts richtig zu setzen. Andere Schritte wurden wiederum ganzheitlich durch uns und mit unserer Erfahrung erstellt.
5. Testing & Qualitätssicherung
Um eine hohe Qualität sicherzustellen, durchläuft die Anwendung umfassende Tests. Dabei werden Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit geprüft. Fehler und Optimierungspotenziale werden identifiziert und behoben, um eine stabile und zuverlässige Plattform zu gewährleisten.
6. Inbetriebnahme
Nach erfolgreichem Testing wurde die Anwendung auf den Servern des Auftraggebers implementiert. In dieser Phase erfolgt auch die finale Abnahme durch den Kunden. Schulungen für die Nutzer sorgen dafür, dass die Plattform effizient und problemlos in den Arbeitsalltag integriert werden kann.
7. Support & Wartung
Auch nach der Inbetriebnahme stehen wir dem Auftraggeber mit Support und Wartung zur Seite. Nutzer erhalten Unterstützung bei Fragen oder Problemen, und die Plattform wurde kontinuierlich weiterentwickelt, um zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden und den Betrieb langfristig sicherzustellen.
Der Projektmehrwert
Beschleunigter Arbeitsprozess
Der digitale Prozess reduziert nun den Kommunikationsaufwand und ermöglicht neben der digitalen Erstellung auch die direkte Veröffentlichung.
Geringere Fehlerquote
Eine klare Rollenverteilung der Nutzer sowie eine umfangreiche Vorschaufunktion minimieren Fehler während der Dokumentenerstellung.
Home-Office-fähig
Der nun ortsunabhängige Prozess ermöglicht die flexible Erstellung und Bearbeitung von Rechtsdokumenten aus dem Home-Office.
Eine erfolgreiche Zusammenarbeit
Das Projekt zeichnet sich durch eine enge und erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber aus. Von der ersten Konzeptionsphase bis zur finalen Umsetzung wurden alle Anforderungen im ständigen Dialog abgestimmt, um eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln. Durch regelmäßige Statusmeetings und eine transparente Kommunikation konnten Herausforderungen frühzeitig erkannt und gemeinsam gelöst werden. Diese kooperative Herangehensweise führte nicht nur zu einem optimalen Ergebnis, sondern stärkte auch das Vertrauen und die Effizienz im gesamten Projektverlauf.
Gruppenbild mit Beamten der Staatskanzlei
„Herzlichen Dank für die einwandfreie Konzeptausarbeitung, die anschließende Entwicklung und die professionelle Projektbetreuung unseres neuen Rechtsportals für Direktvermarkter!“
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