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Aufnahmeformular für digitalen Geschäftsprozess eines Rehazentrum

MAINTAIN, ein Reha-Zentrum mit zwei Standorten und über 30 Mitarbeitern, hat den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung unternommen. Mit der neuen digitalen Reha-Anmeldung wird es dem Sozialdienst ermöglicht, Patienten auf einfache und effiziente Weise für eine Rehabilitation bei MAINTAIN anzumelden. Das System ist nicht nur benutzerfreundlich, sondern erfüllt auch höchste Sicherheitsstandards und ist vollständig DSGVO-konform.

Logo von MAINTAIN
Geschäftsprozess-Entwicklung

MAINTAIN

Individuell erstelltes digitales Aufnahmeformular für einen Kunden in Deutschland

Leistungen

Lösungsberatung, Umsetzung, Wartung, Hosting, Support


Branche

Gesundheit (Rehabilitation)


Größe

30 Mitarbeiter


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Unser Lösungsbeitrag

Unsere Lösung für MAINTAIN umfasste die Entwicklung eines individuellen digitalen Workflows, der den gesamten Anmeldeprozess nahtlos integriert. Der Prozess beginnt mit einem benutzerfreundlichen Online-Formular, das eine eIDAS-konforme Unterschrift erfordert. Die sensiblen Daten werden direkt auf dem Gerät des Absenders verschlüsselt, sodass nur das ausgewählte Rehazentrum die Informationen als sicheres PDF-Dokument entschlüsseln und empfangen kann. Der Sozialdienst, der die Anmeldung durchführt, erhält zudem eine E-Mail mit einem zeitlich begrenzten, durch einen Zugangscode geschützten Download-Link, um die eingereichten Daten für den eigenen Bedarf sicher herunterzuladen.

Hervorzuhebene Projektinhalte

  • Entwicklung eines Formulars in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber
  • eIDAS-konforme Unterschriftsfunktion
  • PDF-Generierung basierend auf dynamischen Daten
  • Automatisierte Erstellung und Versand von E-Mails
  • Portal mit zeitlich begrenzter Download-Funktion für Dokumente
  • Kryptografisches Verfahren mit Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • DSGVO-konforme Umsetzung mit Risikofolgeabschätzung
  • Bereitstellung und Hosting aller Systemkomponenten
  • Permanentes Monitoring der Verfügbarkeit und Fehlerüberwachung
  • Technologien & Partner

    Für die Entwicklung haben wir modernste Technologien eingesetzt, um höchste Sicherheitsstandards zu garantieren. Die Plattform nutzt eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für alle Eingabedaten und ist vollständig DSGVO-konform, geprüft von Cortina Consult. Zudem haben wir eine eIDAS-konforme Unterschrift integriert, um die rechtliche Verbindlichkeit der digital erstellten PDF-Dokumente sicherzustellen. Der automatische E-Mail-Versand erfolgt über Mailjet, um eine zuverlässige und sichere Zustellung zu gewährleisten.

    nodejs für WebPortale
    React app entwicklung
    Datenbankentwicklung Frankfurt
    PDF Workflow Entwicklung Frankfurt
    Automatischer E-Mail Versand über API
    Externer Datenschutzbeauftragter

    Digitales Formular für Website

    Das digitale Formular wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber entwickelt und kontinuierlich verbessert, um den Anmeldeprozess zu optimieren. Die integrierten Auswahlfelder, Pflichtfelder, Eingabelimits und Formatüberprüfungen gewährleisten, dass alle erforderlichen Informationen korrekt eingegeben werden. Nach Eingabe aller relevanten Daten durch den Sozialdienst muss die Eingabe durch eine rechtssichere Unterschrift beglaubigt werden. Beim Absenden werden alle Daten direkt auf dem Gerät verschlüsselt, wodurch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zwischen Sozialdienst und Rehazentrum sichergestellt wird.

    Website mit Online-Antragsformular

    Digitales Formular für Geschäftsprozess bei Rehazentrum

    E-Mail & Download-Portal

    Das Rehazentrum empfängt die Eingaben direkt in seine Systeme, während der Sozialdienst eine Bestätigung über ein Download-Portal abrufen kann. Dies wird durch eine individuell generierte E-Mail ermöglicht, die einen Download-Code und ein Passwort für jeden Nutzer des digitalen Reha-Aufnahmeformulars enthält. Die verschlüsselten PDF-Daten können anschließend für drei Tage über das Portal heruntergeladen werden. Danach werden sämtliche Daten unwiderruflich gelöscht, und nur das Rehazentrum behält das Dokument in seinen Unterlagen.

    E-Mail mit Zugang zu Dokumenten-Download

    automatisch generierte HTML E-Mail für Geschäftsprozesse. Designed von NorthRock software.

    Der Projektablauf

    1. Projektannahme

    Das Projekt wurde nach einem Beratungsgespräch als notwendige Digitalisierungsmaßnahme initiiert. Da es sich um einen Bestandskunden handelte, waren sowohl die Ansprechpartner als auch die technischen Grundlagen bereits bekannt.

    2. Entwicklung des Projektplans

    Aufgrund der überschaubaren Größe des Projekts wurde auf einen detaillierten Projektplan verzichtet. Stattdessen wurden die Projektverantwortlichen direkt in die Entwicklung der benötigten Komponenten eingebunden und die inhaltlichen Anforderungen besprochen.

    3. Entwicklung des digitalen Formulars

    Nach der Festlegung der Zuständigkeiten begann die Entwicklung des digitalen Formulars in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber. Der Kunde legte fest, welche Daten abgefragt werden, welche Eingaben verpflichtend sind und welche Auswahloptionen existieren. Das digitale Verfahren bot dabei deutlich mehr Flexibilität und Funktionalität im Vergleich zu vorherigen papierbasierten Prozessen.

    4. Entwicklung von Bestätigungs-E-Mails & Downloadportals

    Nachdem das Formular spezifiziert war, folgte die Entwicklung der PDF-Generierung und der automatisierten HTML-E-Mails. Parallel dazu wurde das sichere Download-Portal entwickelt, das auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und einem 2-Faktor-Sicherheitsverfahren basiert.

    5. Erprobungsphase mit Sozialdiensten und Auftragnehmer

    Da der Geschäftsprozess sowohl die Eingabe durch eine Person beim Sozialdienst als auch die Endverarbeitung durch einen Mitarbeiter umfasst, wurde der Arbeitsablauf zunächst in einer Erprobungsphase mit ausgewählten Nutzern getestet. Die gewonnenen Erkenntnisse flossen direkt in die Verbesserung des Systems ein, sodass nach der Testphase eine benutzerfreundliche und effektive Lösung bereitstand.

    6. Veröffentlichung & Schulung von Mitarbeitern

    Bei der Einführung des neuen Geschäftsprozess wurden alle relevanten Mitarbeiter umfassend über die Änderungen informiert. Schulungen stellten sicher, dass jeder die neuen Aufgaben und Verantwortlichkeiten versteht und umsetzen kann.

    7. Wartung & Hosting

    Nach der erfolgreichen Implementierung wurde ein Wartungsvertrag abgeschlossen, der die kontinuierliche Schließung von Sicherheitslücken, Performance-Optimierungen sowie die technologische Weiterentwicklung der Anwendung sicherstellt.

    Der Projektmehrwert

    Zeit & Personaleinsparung

    durch automatisierung

    Dank des weitgehend automatisierten Verfahrens spart der Kunde erheblich an Zeit und Kosten. Die freigewordenen Mitarbeiterressourcen werden nun effektiv in andere wichtige Tätigkeiten des Reha-Alltags integriert.

    Kontrollierte Eingaben

    für besseren Datenbestand

    Durch die automatische Kontrolle der Eingaben während der Bearbeitung des Formulars wird sichergestellt, dass alle Angaben u.a. den erforderlichen Formaten entsprechen. Fehlerhafte oder unvollständig ausgefüllte Anträge gehören der Vergangenheit an.

    Digital Verarbeitbarkeit

    aufgrund digitaler Annahme

    Die digitale Erfassung der Daten ermöglicht eine nahtlose Integration in nachgelagerte digitale Prozesse und Systeme. Dadurch werden die Anträge effizient weiterverarbeitet, ohne zusätzlichen Aufwand.

    Langfristige Partnerschaft und kontinuierliche Optimierung

    Unsere Zusammenarbeit mit MAINTAIN ist auf eine langfristige Partnerschaft ausgerichtet. Nachdem die digitale Reha-Anmeldung erfolgreich implementiert wurde, hat MAINTAIN uns mit der kontinuierlichen Wartung und Optimierung der Plattform beauftragt. Dies umfasst regelmäßige Updates und Anpassungen, um sicherzustellen, dass die digitale Infrastruktur stets den neuesten Sicherheits- und Technologieanforderungen entspricht. MAINTAIN plant, die Digitalisierung ihrer Prozesse weiter voranzutreiben, und wir werden diesen Prozess aktiv begleiten. Geplant sind die digitale Umsetzung zusätzlicher Abläufe, um die Effizienz des Reha-Zentrums weiter zu steigern. Durch unsere enge Zusammenarbeit können wir proaktiv auf zukünftige Anforderungen reagieren und maßgeschneiderte Lösungen bereitstellen. Wir freuen uns darauf, diesen Weg gemeinsam weiterzugehen und MAINTAIN bei der erfolgreichen digitalen Transformation langfristig zu unterstützen.

    Download-Portal für Reha-Dokumente

    Bild des Download-Portal von MAINTAIN für Sozialdienste und Ärzte in Bad Homburg, Frankfurt und Hessen
    Logo von MAINTAIN Frankfurt

    Es konnte schnell eine Lösung für die digitale Anmeldung von Rehapatienten gefunden werden. Die digitale Anmeldung spart uns jeden Tag Zeit und Energie. Eigentlich hätten wir den Wechsel viel früher machen sollen.

    Helena Eifler

    Standortleiterin | MAINTAIN Reha

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