Aufnahmeformular für digitalen Geschäftsprozess eines Rehazentrum
MAINTAIN, ein Reha-Zentrum mit zwei Standorten und über 30 Mitarbeitern, hat den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung unternommen. Mit der neuen digitalen Reha-Anmeldung wird es dem Sozialdienst ermöglicht, Patienten auf einfache und effiziente Weise für eine Rehabilitation bei MAINTAIN anzumelden. Das System ist nicht nur benutzerfreundlich, sondern erfüllt auch höchste Sicherheitsstandards und ist vollständig DSGVO-konform.
MAINTAIN
Leistungen
Lösungsberatung, Entwicklung, Wartung, Hosting, Support
Branche
Gesundheit (Rehabilitation)
Größe
30 Mitarbeiter
Unser Lösungsbeitrag
Unsere Lösung für MAINTAIN umfasste die Entwicklung eines individuellen digitalen Workflows, der den gesamten Anmeldeprozess nahtlos integriert. Der Prozess beginnt mit einem benutzerfreundlichen Online-Formular, das eine eIDAS-konforme Unterschrift erfordert. Die sensiblen Daten werden direkt auf dem Gerät des Absenders verschlüsselt, sodass nur das ausgewählte Rehazentrum die Informationen als sicheres PDF-Dokument entschlüsseln und empfangen kann. Der Sozialdienst, der die Anmeldung durchführt, erhält zudem eine E-Mail mit einem zeitlich begrenzten, durch einen Zugangscode geschützten Download-Link, um die eingereichten Daten für den eigenen Bedarf sicher herunterzuladen.
Hervorzuhebene Projektinhalte
Technologien & Partner
Für die Entwicklung haben wir modernste Technologien eingesetzt, um höchste Sicherheitsstandards zu garantieren. Die Plattform nutzt eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für alle Eingabedaten und ist vollständig DSGVO-konform, geprüft von Cortina Consult. Zudem haben wir eine eIDAS-konforme Unterschrift integriert, um die rechtliche Verbindlichkeit der digital erstellten PDF-Dokumente sicherzustellen. Der automatische E-Mail-Versand erfolgt über Mailjet, um eine zuverlässige und sichere Zustellung zu gewährleisten.
Digitales Formular für Website
Das digitale Formular wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber entwickelt und kontinuierlich verbessert, um den Anmeldeprozess zu optimieren. Die integrierten Auswahlfelder, Pflichtfelder, Eingabelimits und Formatüberprüfungen gewährleisten, dass alle erforderlichen Informationen korrekt eingegeben werden. Nach Eingabe aller relevanten Daten durch den Sozialdienst muss die Eingabe durch eine rechtssichere Unterschrift beglaubigt werden. Beim Absenden werden alle Daten direkt auf dem Gerät verschlüsselt, wodurch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zwischen Sozialdienst und Rehazentrum sichergestellt wird.
Website mit Online-Antragsformular
E-Mail & Download-Portal
Das Rehazentrum empfängt die Eingaben direkt in seine Systeme, während der Sozialdienst eine Bestätigung über ein Download-Portal abrufen kann. Dies wird durch eine individuell generierte E-Mail ermöglicht, die einen Download-Code und ein Passwort für jeden Nutzer des digitalen Reha-Aufnahmeformulars enthält. Die verschlüsselten PDF-Daten können anschließend für drei Tage über das Portal heruntergeladen werden. Danach werden sämtliche Daten unwiderruflich gelöscht, und nur das Rehazentrum behält das Dokument in seinen Unterlagen.
E-Mail mit Zugang zu Dokumenten-Download
Der Projektablauf
1. Projektannahme
Das Projekt wurde nach einem Beratungsgespräch als notwendige Digitalisierungsmaßnahme initiiert. Da es sich um einen Bestandskunden handelte, waren sowohl die Ansprechpartner als auch die technischen Grundlagen bereits bekannt.
2. Entwicklung des Projektplans
Aufgrund der überschaubaren Größe des Projekts wurde auf einen detaillierten Projektplan verzichtet. Stattdessen wurden die Projektverantwortlichen direkt in die Entwicklung der benötigten Komponenten eingebunden und die inhaltlichen Anforderungen besprochen.
3. Entwicklung des digitalen Formulars
Nach der Festlegung der Zuständigkeiten begann die Entwicklung des digitalen Formulars in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber. Der Kunde legte fest, welche Daten abgefragt werden, welche Eingaben verpflichtend sind und welche Auswahloptionen existieren. Das digitale Verfahren bot dabei deutlich mehr Flexibilität und Funktionalität im Vergleich zu vorherigen papierbasierten Prozessen.
4. Entwicklung von Bestätigungs-E-Mails & Downloadportals
Nachdem das Formular spezifiziert war, folgte die Entwicklung der PDF-Generierung und der automatisierten HTML-E-Mails. Parallel dazu wurde das sichere Download-Portal entwickelt, das auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und einem 2-Faktor-Sicherheitsverfahren basiert.
5. Erprobungsphase mit Sozialdiensten und Auftragnehmer
Da der Geschäftsprozess sowohl die Eingabe durch eine Person beim Sozialdienst als auch die Endverarbeitung durch einen Mitarbeiter umfasst, wurde der Arbeitsablauf zunächst in einer Erprobungsphase mit ausgewählten Nutzern getestet. Die gewonnenen Erkenntnisse flossen direkt in die Verbesserung des Systems ein, sodass nach der Testphase eine benutzerfreundliche und effektive Lösung bereitstand.
6. Veröffentlichung & Schulung von Mitarbeitern
Bei der Einführung des neuen Geschäftsprozess wurden alle relevanten Mitarbeiter umfassend über die Änderungen informiert. Schulungen stellten sicher, dass jeder die neuen Aufgaben und Verantwortlichkeiten versteht und umsetzen kann.
7. Wartung & Hosting
Nach der erfolgreichen Implementierung wurde ein Wartungsvertrag abgeschlossen, der die kontinuierliche Schließung von Sicherheitslücken, Performance-Optimierungen sowie die technologische Weiterentwicklung der Anwendung sicherstellt.
Der Projektmehrwert
Zeit & Personaleinsparung
Dank des weitgehend automatisierten Verfahrens spart der Kunde erheblich an Zeit und Kosten. Die freigewordenen Mitarbeiterressourcen werden nun effektiv in andere wichtige Tätigkeiten des Reha-Alltags integriert.
Kontrollierte Eingaben
Durch die automatische Kontrolle der Eingaben während der Bearbeitung des Formulars wird sichergestellt, dass alle Angaben u.a. den erforderlichen Formaten entsprechen. Fehlerhafte oder unvollständig ausgefüllte Anträge gehören der Vergangenheit an.
Digitale Verarbeitbarkeit
Die digitale Erfassung der Daten ermöglicht eine nahtlose Integration in nachgelagerte digitale Prozesse und Systeme. Dadurch werden die Anträge effizient weiterverarbeitet, ohne zusätzlichen Aufwand.
Langfristige Partnerschaft
Unsere Zusammenarbeit mit MAINTAIN ist auf eine langfristige Partnerschaft ausgerichtet. Nachdem die digitale Reha-Anmeldung erfolgreich implementiert wurde, hat MAINTAIN uns mit der kontinuierlichen Wartung und Optimierung der Plattform beauftragt. Dies umfasst regelmäßige Updates und Anpassungen, um sicherzustellen, dass die digitale Infrastruktur stets den neuesten Sicherheits- und Technologieanforderungen entspricht. MAINTAIN plant, die Digitalisierung ihrer Prozesse weiter voranzutreiben, und wir werden diesen Prozess aktiv begleiten. Geplant sind die digitale Umsetzung zusätzlicher Abläufe, um die Effizienz des Reha-Zentrums weiter zu steigern. Durch unsere enge Zusammenarbeit können wir proaktiv auf zukünftige Anforderungen reagieren und maßgeschneiderte Lösungen bereitstellen. Wir freuen uns darauf, diesen Weg gemeinsam weiterzugehen und MAINTAIN bei der erfolgreichen digitalen Transformation langfristig zu unterstützen.
Download-Portal für Reha-Dokumente
Es konnte schnell eine Lösung für die digitale Anmeldung von Rehapatienten gefunden werden. Die digitale Anmeldung spart uns jeden Tag Zeit und Energie. Eigentlich hätten wir den Wechsel viel früher machen sollen.
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